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課程背景

為什么領導指令傳達不順？

為什么待人接物溝通不暢？

為什么會議決議跟進不力？

現代企業的經營絕對不是生產和銷售的簡單組合，科學高效的行政文秘管理也是企業增效的必備條件。

行政文秘在組織管理中起著不可忽視的作用。本課程圍繞“角色認知、職業心態、文、事、會”五個方面展開，提供具體方法和工具落地，旨在通過系統實用的訓練，塑造五星行政文秘。

1.角色認知

身在職場難免迷茫：定位模糊、技巧匱乏……清晰的角色認知和定位，是提升職業競爭力的前提。本節從角色定位入手，結合性格認知和優勢發揮，幫助員工發掘自我潛能，打造高效團隊。

2.職業心態

心態素養內化于心，是個人效能提升的源動力，是個人職業生涯成敗的關鍵因素。本節以“積極主動”為切入點，旨在塑造良好的職業心態。

3.文

工作中，有的人專業過硬，卻是“茶壺里煮餃子，有貨倒不出”；有的人肚子有料，卻是表達混亂，不得要領。“表達缺失”是職場發展的攔路虎。寫作技能，不僅是行政文秘人員的溝通力，更是職場交往的競爭力。

4.事

高效協同是行政文秘人員最基本的工作。能否很好地高效協同、上傳下達，直接影響公司運作和發展。本節旨在通過系統訓練，幫助行政文秘人員打開溝通困局，快速掌握溝通技巧。同時，對于大多數行政文秘人員來說，往往感覺工作超量、深陷泥潭，怎樣處理瑣碎事務？必須學會統籌兼顧和時間管理。

5.會

改造一個組織，從改造會議開始。本節以“高效會議三步走”為主線，抓住“會前、會中、會后”的核心環節，讓行政文秘人員全面系統地了解高效會議，讓會議為高效率工作服務。

我們發現，現在的不少培訓，學員的表現往往是“學時激動，學完感動，回到崗位一動不動”，能否落地是評估培訓效果的重要指標。本課程針對“三動”問題給出對策，課程進階設計，循序漸進，系統推進，避免碎片化和零散化，確保實效。

參訓對象：

行政管理人員，文秘類、后勤類等相關人員。

課程收益

1.了解行政文秘工作基本特點，明確自我角色定位。

2.培養積極主動心態，積極主動開展工作，強化責任心和使命感。

3.掌握五級情商的內容及職場情商的塑造方法。

4.掌握企業公文寫作和處理的基本原則和方法，提升公文寫作和工作匯報呈現效果。

5.掌握跨部門溝通技巧，讀懂領導意圖。

6.掌握事務統籌及時間管理技巧。

7.掌握會議管理的三個核心環節和處理技巧。

課程大綱

【1.角色認知】（0.5小時）

一、角色定位

（一）對行政文秘工作的認識

行政文秘工作三大特點：中綜輔（中樞、綜合、輔助）

行政文秘工作三大任務：文事會（文書、事務、會務）

（二）行政文秘人員核心三技能

1.寫作力：文書表達清晰有力，制度流程精簡落地，當好公司的“一支筆”。

2.溝通力：內外溝通八面玲瓏，待人接物面面俱到，當好公司的“協調員”。

3.執行力：行政服務高效給力，日常管控保障到位，當好公司的“大管家”。

（三）角色三維度

三個維度的角色轉換

（1）對上：作為下屬

〔案例分析〕一千個傷心的理由/把悲傷留給自己

（2）對內/外：作為同事/客戶

（3）對下：行使管理職能

二、管理五時空

〔案例分析〕管理任務清單

【2.職業心態】（1.5小時）

一、心：積極心態

（一）四種人類天賦潛能

（二）操之在我

積極主動的基本原則

積極主動三步法

〔工具運用〕刺激-回應模型、情緒ABC、影響圈與關注圈、四大天賦

二、情：情商塑造

（一）IQ與EQ

你有多聰明？/你如何聰明？

〔案例分析〕被誤讀的情商

（二）情商塑造

〔案例分析〕怎樣讀懂領導意圖？

兩種思維

【3.文】（4小時）

一、規范：企業公文規范

（一）公文的定義、特點和要素

（二）公文種類變化及各文種適用范圍

（三）公文行文規則

〔案例分析〕各文種行文關系與禁忌

容易混淆文種的適用范圍與區別

（四）最新國家標準公文格式解讀與企業公文接軌落地

1.公文格式各要素組成及排序

2.公文格式新舊標準的要素名稱變化

3.公文格式新舊標準的要素編排變化

（五）法定公文格式的“三大紀律八項注意”

1.排版準備

2.實操演練（通用格式）

企業公文格式常見錯誤

〔案例分析〕常見公文規范答疑解惑

字體、段落格式上是否有標準化的要求？

如何使用分層序列數字編號？

發送單位存在多個，該如何確定先后順序？

抄送注意事項？

〔工具分享〕用word制作標準格式公文：標準格式的word模板

（六）公文處理流程

二、技巧：文書寫作技巧

（一）主題明

1.目中有人

2.標題說話

〔案例分享〕題好一半文

〔工具分享〕結構化地解讀標題

（二）材料實

1．言之有物

〔工具分享〕結構化地收集材料

解決材料虛的三大工具：七何法、九宮法、思維導圖法

2．刪繁就簡（刪除、合并、縮減）

（三）結構清

1．結構思考

（1）結構化思維三字決

A.點

〔工具分享〕說出來的精彩：SCQA模型

B.縱

C.橫

〔案例分享〕分類（金字塔思維與結構）

有序（清步驟、突重點、剝細節）

（2）結構化的434法

2．形象表達

（字不如表，表不如圖）

〔工具分享〕圖表分類選擇表

〔工具實戰〕PPT制作實戰：怎樣將WORD文檔的匯報轉化為精美PPT？

（四）語言好

1.情理交融

（1）語言的六個維度

（2）法定公文語言特點：確實重要：準確、平實、莊重、簡要

2.視覺傳達

三、提升：寫作實操演練

【4.事】（3小時）

一、高效協同

（一）高效協同三步法

1.清目標

〔案例分析〕溝通三層次與角色定位

（1）向上溝通（有膽）

〔案例分析〕匯報時機如何選？

（2）向下溝通（有心）

（3）平級溝通（跨部門溝通）（有肺）

2.用技巧

（1）三借

① 借結構

〔工具實戰〕工作匯報四步法

② 借工具

③ 借平臺

（2）三會

① 聽

〔工具實戰〕深度傾聽三步法

② 問

③ 答

（3）三能

〔案例分析〕先解決心情，再解決工作。

〔工具實戰〕有魔力的肯定認同話術

3.出行動

〔案例分析〕職場老鳥與菜鳥的不同溝通方法

（二）4P風格與團隊溝通

二、統籌兼顧

（一）流程管理

〔案例分析〕流程一改，魔鬼變天使

〔工具實戰〕流程圖繪制與規范

（二）文檔管理

1.知識管理新理念—現代企業的檔案管理

2.文件歸檔五步法

3.企業電子文件的安全管理

〔案例分析〕企業知識地圖應用

企業檔案數據庫

（三）印章管理

1.印章安全管理

〔案例分析〕印章風險知多少？

2.用印流程規范

（四）5S管理

5S在行政管理中的應用（騰空間—贏時間—亮眼—養眼—養心）

（五）環境管理

〔案例分析〕企業文化打造

（六）資產管理

（七）費用管理

（八）時間管理

1.立刻做

〔案例分析〕時間三陷井：拖延、欠管、無序

工作拖拉怎么辦？

2.系統做

3.享受做

【5.會】（3小時）

〔課程導入〕

1.會議管理的目的

2.會議管理三要素

3.會議管理五原則

〔案例分析〕你開過這樣的會嗎？領導開會，員工陪會。

一、會前：準備細密

（一）策劃

1.好會議是策劃出來的

（1）定議題

（2）定分工

（3）定方案

〔案例分析〕怎樣讓會議通知和議程更準確？

2.會議策劃三基原則

〔工具分享與運用〕高效會議策劃

（二）通知

（三）備料

〔工具分享與運用〕會議備料清單法

（四）布場

1.會議布場時經常會忽略的細節

A．布場地

B．布講臺

C．布座位

D．主席臺

〔案例分析〕細節決定成敗

2.接待統籌十字決

〔案例分析〕人行費用首先想……

二、會中：應對自如

（一）開場

〔案例分析〕如何讓會議開場更有吸引力？

〔工具分享與運用〕高效開場技巧

（二）監控

1.參會人情緒不佳怎么辦？

先處理心情，再處理工作。

〔案例分析〕有效的情緒應對技巧

2.參會人參會度不高怎么辦？

3.發言人超時怎么辦？

4.主持人開場技巧

5.主持人控場技巧

〔案例分析〕會議主持五事項

6.主持人收場技巧

〔情景模擬〕會中突發情況處理

（三）記錄

1.會議記錄三要

2.會議記錄八法

三、會后：跟進到位

（一）回顧

（二）跟進

1.計劃督導法

2.工作銷項法

〔案例分析〕會后跟進的三個公式

（三）反饋

課程總結

曹老師

國家注冊高級企業培訓師

英國博贊思維導圖認證管理師

AACTP國際注冊行動學習促動師（ICF）

北京大學匯豐商學院領導力授權講師

多地行政學院、黨校特聘講師

20年企業管理、記者編輯及教育培訓實戰經驗

曾任：藍盾集團行政總監、某投資集團行政總經理

曹老師善于把握企業管理精髓，融合“行動學習、思維導圖、六維領導力”等優秀管理工具和方法，致力提升個人效能和組織效能，促進企業經營有效運轉。

通過20年企業管理和培訓經驗，從繁雜瑣碎的管理事務中提煉出易學易用的模板工具，并通過一系列思維類、管理類課程的實施落地，為受訓企業培養出近百名高素質管理人才、近千名職業化優秀員工，課程內容及授課風格深受高層領導和員工好評。

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