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【課程背景】

在數字化辦公時代，郵件已成為業務流程溝通和業務匯報的重要載體。然而，在實際工作中，員工在郵件溝通與撰寫方面普遍存在諸多問題。商務郵件溝通表達不夠清晰、準確，容易造成信息誤解，影響業務推進效率；郵件撰寫缺乏專業性，格式不規范、內容條理不清晰，損害企業形象；同時，在面對海量郵件處理需求時，因缺乏高效工具的運用方法，導致工作效率低下。為提升企業整體辦公效率與商務溝通質量，強化員工郵件業務處理能力，特開展此次培訓。

【課程收益】

1、提升溝通表達能力：使學員掌握商務郵件溝通的表達技巧，能夠清晰、準確、得體地傳遞信息，避免信息偏差，提升溝通效率與效果，促進業務流程的順暢推進。?

2、增強撰寫專業度：幫助學員熟悉商務郵件撰寫規范，包括格式要求、語言風格、邏輯結構等，使郵件內容更具專業性和規范性，提升企業商務形象。?

3、提高工具運用能力：讓學員熟練掌握AI工具在郵件撰寫中的應用技巧，如利用AI 快速獲取寫作思路、素材，高效完成郵件編輯、排版，大幅提高郵件撰寫效率，節省工作時間。

【課程特色】

1、工具融合創新：將前沿 AI 工具深度結合，打破傳統郵件培訓模式，為學員提供智能化、高效化的郵件撰寫解決方案，緊跟數字化辦公趨勢。?

2、實戰案例教學：以大量真實商務場景中的郵件案例為基礎，涵蓋業務溝通、業務匯報等多種類型，通過案例分析、模擬演練等方式，讓學員在實踐中學習和掌握技能，快速將所學知識應用到實際工作中。?

3、個性化指導：根據學員不同崗位需求和實際工作情況，提供針對性的指導和建議，確保培訓內容與學員工作緊密貼合，切實解決學員在郵件處理過程中的個性化問題。

【課程對象】

銷售人員，售后人員，以及企業負責業務流程溝通、日常商務往來及業務匯報的員工。

【課程大綱】

第一天：提質增效，如何進行有效的郵件溝通和匯報

一、匯報基礎概念與郵件載體特性

1. 工作匯報的定義與價值

定義：職場中向上級系統傳達工作信息的溝通機制，包括進展、成果、問題及解決方案，分為正式（書面報告、會議）與非正式（口頭、即時通訊）形式。

郵件載體價值：作為正式匯報的核心形式，具備格式規范、信息可追溯、跨時空異步溝通的特點，適用于技術參數傳遞、項目進度同步、商務合作確認等場景。

2. 匯報元素在郵件場景中的應用

匯報者：技術人員 / 項目經理需將專業術語轉化為郵件可讀語言）。

接收者：根據對象調整郵件風格。

內容：需包含工作進展、成果數據、問題分析、解決方案，郵件中可附技術文檔附件。

方式：選擇郵件類型，需符合接收者偏好。

時機：在項目里程碑、問題發生時及時發送郵件匯報。

二、匯報三原則與郵件溝通實踐

1. 開放性原則：擴大共識的郵件溝通法

核心公式：開放性 = 擴大共識 + 消除盲區，應用喬哈里視窗理論。

郵件應用四步法：

i.窮盡已知：在郵件正文明確列出已知信息（如項目技術參數表）。

ii.盤點未知：用郵件附件形式說明待確認事項（如 "需客戶確認的光學指標清單"）。

iii.探尋對方已知：在郵件中設置互動問題（如 "請問貴司對光斑尺寸的具體要求是？"）。

iv.共尋未知：附件添加 "技術問題研討計劃"，邀請對方在郵件中回復協作方案。

案例：職場新人準備高管匯報時，雖逐字稿完整但未留互動空間，導致匯報缺乏開放性。

練習：用喬哈里視窗復盤工作中因信息盲區導致的問題，撰寫一封 "信息同步 + 探詢" 的郵件方案。

2. 目標感原則：郵件中的方案力構建

本質：目標感 = 方案力，需在郵件中體現具體解決方案而非單純描述問題。

郵件撰寫技巧：

主題明確目標（如 "關于 UV 固化設備效率提升的實施方案匯報"）。

正文按 "問題 - 方案 - 資源 - 預期" 結構展開，符合 SMART 原則（具體、可衡量、可達成、相關、有時限）

案例：邀請領導參加年度會議的三種方案對比：

方案一：僅詢問時間，缺乏目標。

方案二：說明慶祝目的，但未關聯業務目標。

方案三：結合業績目標、簡化流程（附發言稿大綱），突出 "10 分鐘發言 + 頒獎" 的可執行性。

練習：假設你是部門總監，撰寫邀請大領導出席季度技術研討會的郵件，需包含業務目標與具體安排。

3. 建設性原則：推動行動的郵件策略

公式：建設性 = 可執行的最小化行動 + 可持續的行動階梯 + 節點反饋。

郵件設計要點：

最小化行動：在郵件末尾明確今日需完成事項（如 "請于 17:00 前確認材料規格"）。

行動階梯：按階段拆分任務（如光電項目郵件中按 "設計 - 打樣 - 測試" 階段列出里程碑）。

即時反饋：設置郵件回復截止時間（如 "請下周二前反饋技術意見"）。

案例：提親場景中，通過 "學烹飪（最小行動）- 職業規劃（行動階梯）- 征求求婚建議（反饋）" 的郵件溝通邏輯獲得認可。

練習：撰寫一封 "設備故障處理" 郵件，要求包含當日搶修措施、下周維護計劃、需跨部門支持的事項。

三、結構化思維與郵件邏輯框架

1. 金字塔結構在郵件中的應用

核心邏輯：結論先行 + 以上統下 + 歸類分組。

郵件撰寫模板：

標題即核心觀點（如 "關于 XX 項目延期的解決方案"）。

正文：結論→分論點（原因分析 / 解決方案 / 資源需求）→論據（數據 / 案例 / 附件）。

案例：會議時間調整郵件的對比：

低效表述：羅列所有人的時間沖突（如 "小張下午沒空... 會議室明天被預定..."）。

結構化表述：標題 "建議將會議改至周四 11:00"，正文分 "人員時間可行 - 會議室可用 - 后續議程同步" 三點。

練習：用金字塔結構重構 "光電產品良率下降" 的匯報郵件，要求標題明確結論，正文分問題、原因、措施三層。

2. MECE 原則：郵件內容的嚴謹性保障

定義：完全窮盡、相互獨立，避免分類重疊或遺漏。

郵件應用場景：

客戶分類：按 "行業 / 規模 / 合作歷史" 而非 "老客戶 / 新客戶 / 重點客戶" 分類。

問題分析：光電設備故障郵件中，按 "硬件 / 軟件 / 操作" 分類排查，而非混合描述。

案例：游戲用戶分類中的不MECE情況。

練習：用 MECE 原則梳理 "光電研發部年度工作總結" 郵件的框架，確保各模塊不重疊（如分為 "技術突破 / 項目交付 / 人才培養"）。

3. 行業專屬郵件結構模板

技術方案郵件：

結構：背景（行業趨勢）→需求（客戶痛點）→方案（技術參數）→預算→風險（附測試報告附件）。

案例：撰寫 "光學模組定制方案" 郵件，需突出波長精度、光斑均勻性等參數。

項目匯報郵件：

結構：進度（完成百分比）→成果（量化數據）→問題（障礙清單）→需支持事項（附甘特圖）。

案例：季度研發項目郵件中，用表格對比 "計劃進度" 與 "實際進度

客戶溝通郵件：

結構：問候→事項（如新品推薦）→價值（如 "提升 30% 光效"）→跟進（如 "下周三上門演示"）。

案例：給客戶發送 "光電傳感器升級" 郵件，需附帶新舊產品性能對比表。

四、匯報工具與郵件內容優化

1. SWOT 分析：郵件前期可行性評估

應用：在郵件附件中添加 SWOT 分析表，用于技術方案匯報：

優勢（S）：如 "自研光學算法精度達 ±0.1μm"。

劣勢（W）：如 "量產良率暫未達 95%"。

機會（O）：如 "政策支持光電產業升級"。

威脅（T）：如 "競品推出同規格低價產品"。

2. BEST 反饋法：郵件中的問題溝通

結構：行為描述（B）→表達后果（E）→征詢意見（S）→著眼未來（T）

郵件案例：跨部門協作問題郵件：

B："上周研發部未按時提交測試數據"。

E："導致生產部無法確認工藝參數，影響交期"。

S："能否本周三前補全數據？"。

T："后續建議建立數據提交倒計時機制"。

3. KISS 原則：郵件后期行動計劃

分類：

Keep（堅持）：如 "持續優化光學鍍膜工藝"。

Improve（改進）：如 "將樣品測試周期從 5 天縮短至 3 天"。

Stop（停止）：如 "停止使用過時的光譜儀"。

Start（開始）：如 "下周開始引入 AI 光學設計軟件"。

郵件應用：在項目復盤郵件末尾添加 KISS 計劃表，明確責任人和時間節點

第二天：提質增效，如何通過AI提升辦公效率

一：AI的基礎認知

1.AI的4個發展階段與進化歷史

2.AI在工作和生活的案例

3.為什么Deepseek是國運級產品

4.Deepseek的核心優勢：開源、國產、推理、免費

5.案例：買車的推理能力與解決方案

6.AI知識延伸：AI應用發展的三大方向

二：打造AI兵器庫

1.200種國產AI工具交付與安裝

2.不同AI工具的優勢和特征

3.常見AI工具的功能介紹與實操：

deepseek、橙篇、千義通問、即夢、豆包等

4.本地部署實操：Ollma為主

三：AI提示詞訓練

1.AI對話四象限模型

對應喬哈里視窗

2.提示詞工程：學會結構化邏輯清晰的提問

1)角色與目標導向類提示詞

ICIO框架

CRISPE框架

ROSES框架

RISE框架

案例分析：不同框架提示詞展示

2)任務與行動導向類

APE框架

TAG框架

TRACE框架

COAST框架

案例分析：不同框架提示詞展示

3)問題解決與結果導向類

BROKE框架

ERA框架

CARE框架

PATFU框架

案例分析：不同框架提示詞展示

實操練習：運用不同提示詞模版，完成方案的指令

3.提示詞邏輯：進階技巧

（1）逆向修正法

（2）分階段提問

（3）隱喻引導法

4.其他提示技巧

實操練習：運用不同提示詞模版，完成方案的指令

四：AI大模型操作實戰

辦公常見AI使用場景的拆解

1、怎樣用AI搜索

秘塔搜索使用

Globe explorer

Filetype:ppt/pdf/word

工具價值：5 分鐘內獲取 3 個同類郵件結構參考，避免從頭撰寫

練習：請選定想做的工作主題，完成搜索內容

2、怎樣運用AI寫內容

訊飛文書

新華妙筆

橙篇AI綜合使用

練習：請選定工作主題，做郵件的寫作

會議記錄：語音轉文字（豆包/通義千問）

寫郵件的綜合應用：Deepseek+橙篇+kimi+秘塔+Globe explore

練習：按照流程完成一篇復雜的郵件

3、怎樣運用AI做表格

AI自動填充表格+AI生成圖表和報告+AI進行數據分析+AI發現數據趨勢

辦公小浣熊使用

飛書多維表格使用

練習：請用飛書多維表格，對客戶郵件進行分析

4、怎樣運用AI做PPT

生成內容大綱

根據大綱生成PPT

根據PPT細化內容

PPT逐字稿+動畫

練習：請生成一份PPT內容

5、怎樣運用AI做圖

即夢+海螺

6、怎樣運用AI做短視頻

AI自動生成腳本

AI智能插入素材

AI高效剪輯美化

AI分析趨勢決策

案例：像導演一樣思考分鏡，生成短視頻內容

練習：制作一個10秒左右的視頻

7、怎樣運用AI做思維導圖

Deepseek/kimi+Xmind

李老師

李金金老師

——企業職場AI提效與落地應用實戰專家

阿里巴巴達摩院官方認證人工智能訓練師（高級）

訊飛星火認證的AI Prompt工程師

人力社會資源保障部認證企業教練（高級）

中廣協活動營銷專業委員會特聘AI講師

中海油特聘AI辦公提效輔導講師

新華書店線下職場課堂特聘AI講師

Bilibili官方訪談節目AI系列主題顧問

原納斯達克上市金融公司商業戰略負責人

原頭部互聯網鳳凰新媒體資深運營編輯

曾服務50 +行業頭部企業的資深咨詢顧問

曾在全球排名第二的波士頓咨詢公司線上戰略項目實習

聯合國教科文組織認證全球線上教師資格

【個人簡介】

李金金老師擁有17年豐富的工作經歷，曾在互聯網大廠及頭部咨詢公司任職，具備深厚的企業管理與咨詢經驗。憑借多年創業積累，對市場趨勢和客戶需求有著敏銳洞察力，能精準把握商業和管理知識技能。近年來，李老師專注于AI技術在企業的應用有著很深的研究與實踐，致力于將 AI 與企業運營管理、團隊協作、人才發展、辦公提效、內容創作、市場營銷等環節深度融合，助力企業實現組織效能提升與人效增長。

【實戰經歷】

1、【AI賦能企業辦公提效】——中海油辦公流程優化 AI 技術提升，實現辦公效率提升 35%，文件處理時間縮短 40%。

2024年服務中海油期間，企業傳統辦公流程存在效率低下、信息孤島等問題。造成該問題的原因在于辦公軟件功能未充分利用、部門間協作不暢以及信息傳遞不及時。針對這些重復性與流程性工作問題，正好是可以通過AI 技術可有效解決。

通過引入 AI 辦公軟件和智能協作平臺，對員工進行培訓指導，實現文檔智能撰寫、會議智能安排、任務自動提醒等功能。利用 AI 的數據分析能力優化辦公流程，打破信息孤島。經過六個月的落地運行，辦公效率提升 35%，文件處理時間縮短 40%，員工滿意度顯著提高。

2、【AI助力企業內容創作與營銷】——北京眾行傳播項目營銷團隊服務客戶營銷內容創作 AI 技術提升，實現創作效率提升 50%，成本降低 30%。

北京眾行傳播是營銷行業的頂尖企業，但是由于其服務的品牌客戶過多，團隊成員產生了營銷內容創作存在效率低、成本高、創意不足的問題。這是由于團隊缺乏高效創作工具，創作過程依賴人工且流程復雜，這類內容創作工作可借助 AI 技術優化。

運用 AI 文案生成工具、圖片設計軟件和視頻制作平臺，對營銷團隊進行培訓。借助 AI 的創意生成能力激發靈感，快速產出高質量內容。經過五個月的落地運行，營銷內容創作效率提升 50%，成本降低 30%，內容質量和吸引力顯著提高，有效提升了品牌知名度和市場占有率，客戶滿意度得到極大提升，形成了客戶大量的長期合作。

3、【AI 提升企業人才招聘與選拔效率】江蘇維仁科技企業人才招聘流程優化 AI 技術提升，實現篩選效率提升45%，招聘周期縮短25%

江蘇維仁科技作為機器視覺和增材制造的高科技創業公司，對高新精尖人才的需要就比較迫切，但是企業人才招聘面臨篩選效率低、招聘周期長的問題。這是由于簡歷數量龐大，人工篩選耗時費力，且難以精準匹配崗位需求。針對這類重復性、規則明確的工作，AI 技術能夠有效應對。

通過運用 AI簡歷篩選工具，對招聘團隊進行培訓指導，實現簡歷智能解析、關鍵信息提取以及與崗位要求的精準匹配。借助AI的數據分析能力，優化人才搜索策略。經過四個月的落地運行，簡歷篩選效率提升45%，招聘周期縮短25%，招聘質量顯著提高，為企業發展提供了有力的人才支持。

【培訓經驗】

1、與中廣協活動營銷專業委員會合作開發 AI 營銷課—好評率96.5%

2024年AI在營銷領域嶄露頭角，眾多營銷從業者卻面臨如何將其應用于實際工作的困境。中廣協活動營銷專業委員會為助力成員企業提升營銷創新能力，啟動 AI 營銷系列課程開發計劃。

李金金老師憑借卓越的授課技巧和深厚的 AI 實踐經驗脫穎而出，成為課程開發專家。李老師針對營銷人員日常工作中的高頻 AI 應用場景，精心打造《營銷人的AI實戰課》。課程內容涵蓋 AI 工具在市場調研、創意生成、活動策劃等方面的應用。課程推出后，獲得眾多會員單位的采購，好評率達到96.5%。

2、招聯金融AI辦公提效訓練營-滿分好評率98%，學完即能應用占比96%

招聯金融集團在大力推進企業員工AI應用落地，期待通過AI賦能提升員工辦公效率。

李金金老師是招聯金融公司AI應用培訓專家庫成員，為招聯金融公司提供AI課程培訓服務。針對客戶營銷團隊的具體業務需求，進行針對性下線訓練營培訓。主要內容涵蓋AI基礎知識認知、AI提示詞設計、AI辦公提效、AI客服內容生成、AI智能體搭建。

整體參訓學員滿分好評率98%，學完即能應用占比96%。

3、北京城市學院國際傳播學院本科生《AI傳播實踐與創新應用授課》

北京城市學院國際傳播學院開設AI傳播實踐與創新應用課程，旨在提升學生對 AI 技術的認知和應用能力。李金金老師作為特聘專家，為學生講授《AI內容創作課》和《AI市場分析課》兩門特色課程，傳授如何運用 AI 提升內容創作質量和市場分析效率的實戰技能，課程受到師生廣泛好評，被納入學院優質課程體系。

【理論體系】

AI辦公提效模型：結合多年企業管理經驗和 AI 應用實踐，李老師構建了一套 AI 辦公提效模型，從文檔處理、內容創作、任務協作等環節入手，通過引入 AI 工具和平臺，優化辦公流程，提升辦公效率和質量，打造智慧辦公環境。

AI營銷內容創作框架：針對企業營銷內容創作中的痛點問題，李老師總結出 AI 營銷內容創作框架，涵蓋創意激發、內容生成、優化迭代等環節，通過 AI 技術提升營銷內容創作的效率和質量，助力企業實現精準營銷和品牌傳播。

【愿景使命】

致力于成為企業 AI應用的引路人，幫助企業將 AI 技術落地到實際業務場景中，提升企業運營效率和競爭力，實現數字化轉型和創新發展。

【授課風格】

案例式教學：在課程中融入大量實際案例，深入剖析 AI 在不同企業中的應用場景和解決方案，讓學員更直觀地理解 AI 技術的應用價值，提升學員的學習興趣和參與度。

互動式教學：鼓勵學員積極參與課堂討論，通過提問、小組作業、案例分析等方式，引導學員主動思考和探索，加深對知識的理解和掌握，培養學員解決實際問題的能力。

實操式教學：注重學員的實踐操作能力培養，提供豐富的 AI 工具和平臺，讓學員在課堂上親自動手實踐，掌握 AI 技術的具體應用方法和技巧，確保學員學以致用。

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