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課程背景：

隨著《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》的規范執行，國家檔案局等部委、各地政府及企業均出臺了相應的管理辦法，不斷規范各類檔案管理。企業業務檔案是企業在生產、經營、科研、基建、設備管理等活動中形成的、各種因素相互作用的產物，它綜合反映和說明企業的基本面貌和業務活動，是各類業務內容和載體檔案的總和。 如何識別各類檔案性質，對檔案進行恰當分類？怎樣做好業務檔案管理的規范化、信息化、安全化，怎樣發揮業務檔案管理在本單位業務經營中的作用？。。。本課程回答上述問題，幫助您快速掌握檔案管理實務，快速建立本單位業務檔案管理流程。

課程收益：

● 熟練掌握檔案的定義及分類辦法；

● 把握檔案管理的原則及流程；

● 有效提升快速建檔、安全管理及檔案利用三大水平；

● 現場練習五類檔案整理實務

● 解讀電子化檔案管理事務，提升本單位特殊載體檔案的管理能力。

課程對象：

企業內涉及業務檔案管理的人員。

課程大綱

前言：

國家檔案局的論文：《中國受災紙質檔案的搶救與修復——以北川地震受災檔案為例》。2017年11月，率中國檔案代表團出席2017年國際檔案理事會年會。

第一天：庫里乾坤大——檔案管理的基礎知識

一、關于檔案管理

1. 檔案的起源與沿革

1）國家——文字——檔案

2）文字——國家——檔案

3）文字——檔案——國家——有條理的檔案

4）結繩、刻契 ——檔案——文字——國家 ——有條理的檔案

2. 定義：檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。

3. 檔案管理六大工作內容

1）收集

2）整理

3）鑒定

4）保管

5）統計

6）利用

現場問答：您在自己的檔案管理工作中，6大工作哪一項最難？

4. 關于檔案的實體管理

5. 檔案的信息開發

6. 您了解企業檔案嗎？

1）定義：指企業在日常工作中從事企業管理、生產、經營、銷售、經濟核算及科學研究等活動中直接形成有保存價值的真實記錄。主要包括文字、圖表、音像等。

2）屬性分解

a當時性

b親自性

c真實性

d記錄性

二、詳解企業九類檔案

1. 九大分類：管理、基建、科研、產品、設備、會計、合同、員工、特殊載體檔案。

案例研討：請談一談檔案與文件的區別？

案例研討：哪些類別是業務方案？

2. 解讀四種常用檔案

1）文件類檔案

2）會計檔案

a會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證、其他會計憑證；

b會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。

c財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。

3）員工檔案

4）特殊載體檔案

案例研討：您單位的聲像檔案有哪些？實物檔案有哪些？

案例研討：哪幾類是企業的業務檔案?

3. 企業業務檔案的作用

1）企業科學決策的依據

2）企業效益的體現

3）企業的重要資源

4. 企業檔案管理的法治化

1）法治化的原動力

2）法治化的重要保障

3）法治化的主要目的

4）確保檔案工作人員的工作權力，明確其工作職責，是企業檔案意識法治化的重要條件

案例研討：“誰動了我的檔案？”——廣東佛山中級人民法院退休職工訴單位檔案丟失案件

案例研討：2011年中央電視臺《焦點訪談》欄目以《誰讓“健康檔案”離了譜》為題，對安徽省懷遠縣“層層截流衛生經費，假造檔案完成指標”問題進行報道。

三、國家重點法律政策解讀

1. 關于《企業檔案管理辦法》

國家檔案局、國家發改委聯合頒布，根據國務院關于加強企業管理和改善檔案工作的要求，為進一步加強企業檔案工作，更好地為企業提高經濟效益服務制定的。

2. 要點解析

1）企業檔案工作制度

2）企業檔案業務工作

3）企業檔案信息化建設

4）企業檔案工作設施設備

四、把握檔案管理六原則：全面、職能、特點、聯系、方便、協調

1. 以全部檔案為對象

2. 依據企業管理職能

3. 結合檔案內容和形成特點

4. 保持檔案材料的內部有機聯系

5. 方便管理與利用

6. 協調統一、不隨便改動

五、做好檔案管理六環節：收集、整理、鑒定、保管、統計、利用

1. 收集：檔案管理工作的實際起點

案例討論：公司項目多部門多，如何才能確保資料收集完整及時？

1）一是對內收集：即按企業歸檔制度的要求接收企業內各部門形成的文件材料；

2）二是對外收集：即企業根據國家有關政策和規定，對外單位保存的有關檔案材料進行征集、購買或接收。

3）收集工作流程：符合前四步驟并完成最后一步驟

是否崗位發文——是否崗位辦理——是否崗位接收——是否不可或缺——是否完全不需要——是否部門核心數據

4）企業基礎數據清理總匯表（現場制作：分組按照范表討論并做出本單位匯總表）

2. 整理

1）區分全宗

2）分類方案制定

3）類別號設定

4）檔案排列

5）檔號編制

6）互見號填寫

7）檔案編目

8）建立全宗卷

案例分析：文件檔案的整理要點——人有責,時時有活兒,件件登記,年年整理.

現場練習：按照《企業檔案管理規范》DA/T 42 – 2009企業檔案一級類目和二級類目的劃分制作本單位的兩級目錄

3. 鑒定

1）按鑒定時段包括：歸檔鑒定 到期鑒定

2）按鑒定內容包括：價值鑒定 質量鑒定 利用范圍鑒定

a價值應堅持以下幾個標準

-是否具有法律依據性

-是否屬于公司大事

-是否具有通用性或示范性

-是否屬于專利.

3）企業檔案部門對于歸檔鑒定要做的基本工作

a區分檔案與非檔案。

b區分“永久”與“非永久”：是檔案的,一律長期保存;是一般資料的,一律在保存兩年后銷毀

c區分重要檔案和一般檔案：如何界定重要一般？

d區分要控制使用的和可以公開使用的文件與檔案。

e區分歸檔后會有動態變化需要修正的檔案和歸檔后較為穩定的檔案。

f區分電子文件歸檔中哪些文件要同時保存一份紙質檔案

4. 保管

1）檔案、底圖、磁性載體文件的存放和重要檔案備份要求

2）檔案修護要求

3）庫房管理要求——“以防為主，防治結合”，確保檔案安全

4）排放與庫位管理

a大流水排放

b分類排放

c流水與分類排放

5. 統計

1）及時、準確地填報本企業檔案工作年報及有關統計報表；

2）建立檔案工作統計臺賬

a檔案館（室）藏情況

b度入出庫情況

c檔案利用情況

d檔案專兼職人員情況

e檔案設施、設備情況

f檔案銷毀情況

3）保持統計工作的連續性 ——進行統計分析研究

6. 利用：檔案管理的終極目的

1）加強檢索系統的建設

a分為手工檢索系統和計算機檢索系統

b檢索信息要覆蓋全部館（室）藏

c檢索功能要匹配合理

2）設定利用者權限

3）進行利用登記

4）采取多種方式

5）編制各種實用匯編

6）編寫初加工的專題材料

7）編寫深加工的研究材料

8）舉辦檔案陳列或展覽

第二天：卷中日月長——業務檔案管理實務運用

一、上午：交叉檢查

1. 運用檔案管理檢查評分表，對被檢查單位進行表格內容梳理及填報（1小時）

2. 行政部、人力資源部、財務部、后勤部、研發部五組交叉檢查

（或根據本企業實際情況組成5個檢查組）

3. 檢查匯報及分析（約1個半小時）

4. 存在不足的匯總整理

二、下午：操作實踐（分組同時進行）

1. 分組練習（約1小時）

1）文書檔案管理：行政部（總經理辦公室）

2）細分10大類一級目錄中屬于本部門的二級目錄

練習：現場制作、檢查2017年度的會議紀要檔案盒

2. 人員檔案管理：人力資源部

1）細分10大類一級目錄中屬于本部門的二級目錄

練習：現場制作、檢查2017年度的XX員工的一套檔案

3. 科技檔案管理：研發部門

1）細分10大類一級目錄中屬于本部門的二級目錄

練習：現場制作、檢查2017年度的某一完成的科研課題的一套檔案盒

4. 基建檔案管理：后勤部門

1）細分10大類一級目錄中屬于本部門的二級目錄

練習：現場制作、檢查2017年度的已完成的某一基建項目的一套檔案盒

5. 會計檔案管理：財務部門

1）細分10大類一級目錄中屬于本部門的二級目錄

練習：現場制作、檢查2017年度的財務報告的一套檔案盒

成果驗收與點評（約1小時）

三、企業檔案管理信息化建設

1. 電子檔案基礎知識

1）電子檔案是具有保存價值的歸檔電子文件和相應元數據、背景信息和支持軟件。 ——《企業檔案工作規范》

2）電子檔案的類型：圖像、音頻、視頻、網頁。

2. 檔案管理的信息化

1）檔案信息化的目標與原則

2）電子文件的歸檔

3）傳統載體檔案數字化

4）電子檔案的保管

5）檔案網絡化服務

6）檔案管理系統軟件

四、業務檔案管理課程的落地轉化

1. 轉變觀念，提高認識——檔案資產觀

2. 領導責任

3. 全員參與

4. 全程管理——前端控制、過程管理（同步管理）

5. 系統管理

6. 信息化方向

7. 因企制宜

結束/總結與互動

1. 您的收獲

2. 您的困惑

3. 今后怎樣投入檔案管理

趙老師

趙原老師 招投標及行政管理學專家

（招投標、政府投資、保密、檔案、新聞）

10年招投標管理、省級政府廳局發言人

高級經濟師

國家發改委綜合評標專家庫專家

南開大學經濟學學士

云南大學經濟學碩士

現任：云南省發展改革委 交易市場監督處處長

曾任：云南省招標采購局 招投標監督處處長、新聞發言人

中國長城資產管理公司昆明辦事處 辦公室副主任

個人簡介：

自大學畢業，歷經金融系統、政府部門兩大工作階段。1993年任云南省農行營業部辦公室秘書、國際結算部副經理，2006年任中國長城資產管理公司昆明辦事處辦公室副主任；2010年—2017年任云南省招標采購局辦公室主任、招投標監督處處長、新聞發言人，2018年至今任云南省發展改革委交易市場監督處處長。

專業領域負責行政管理及招投標管理兩大板塊。招投標管理11年，有著豐富的招投標管理實戰經驗。熟諳相關法律、實務操作及招投標信息化管理。直接負責操作招標代理項目超400億元，招標代理項目逾300個，曾獲2009年云南省政府新機場建設項目立功獎勵、2010年度中國招標投標協會全國百強項目經理稱號。行政管理領域，熟諳新聞傳播與輿情管理，熟悉行政管理學實務，擅長公文寫作、新聞發布會組織、對外協調溝通、檔案及保密管理。多次參與過云南省人大的全省藥品集中采購專題問詢會、云南省政府公共資源交易領域的相關新聞發布會，負責云南省系統內的新聞發布、公文寫作及檔案保密培訓工作。負責系統內檔案、保密、輿情管理工作。

實戰經驗

◆ 2010-2015年，云南省招標采購局新聞發言人

◆ 2008-2010年昆明長水機場招標項目 招標總額93.3550億元

◆ 2012-2016年云南省基本藥物集中采購監督 年度采購金額約120億元

◆ 2010年至今 云南省綜合評標專家庫日常管理 庫內專家總人數10245名

◆ 2006年-2007年，中國長城資產管理公司昆明辦事處信息發布協調員

◆ 2013年，云南省十二屆人大常委會第三次會議聯組會議聯絡員

◆ 2013年，云南省醫藥衛生體制改革工作專題詢問會新聞聯絡員

◆ 2014年至今，云南省保密委、檔案管理委聯絡員

◆ 2014年，云南省政府“三公經費”新聞聯絡員

授課風格：

親切大方，語言精煉，善于營造輕松的學習氛圍

嚴謹細致，邏輯清晰，深入淺出，法律法規歸納性強

實戰實用，理論與演練相結合，案例生動貼切，落地實際

主講課程：

招投標管理

《應者湯湯、勝者為王——項目投標管理與中標技巧》

《政采訂單大贏家——政府采購投標實務與技巧》

《招標達人——招標文件編寫及評標辦法設定》

《擁抱互聯網+——新形勢下的電子招投標全流程及法律風險點解析》

《五步思維優質評標——評標專家法律法規及評標實務》

《重構招標采購一體化公平競爭機制——解析招投標電子化全流程》

《無契約、不和諧——合同法實務與案例》

《規范擇優、高效采購——采購管理與商務談判》

《把握結算審計要點——基于審計視角的建設工程合同管理》

《招標文件之寫作達人——七步成詩制作高水準的招標文件》

行政管理

《保密工作人人有責——企業保密管理實務》

《庫里乾坤大、卷中日月長——檔案管理實務》

《天機云錦用在我——常用公文寫作技巧》

《人人都有麥克風——新媒體時代的輿情管理》

《您是優秀的新聞發言人嗎——新聞發言人素養與技巧》

《由5S原則說起——危機公關與媒體應對實務》

部分授課單位：

銀行證券：內蒙信用社、廣發證券昆明營業部、富滇銀行、華夏銀行昆明分行

電子行業：中科電22所青島信息公司、浪潮通軟科技公司、交大集團信息公司

化工行業：云天化集團有限責任公司、云南煤化集團有限公司

電力行業：東風發電廠、國家電網有限責任公司內蒙供電局

醫藥保健：云南白藥集團股份有限公司、云南醫藥工業公司、揚子江藥業集團

住房建設：重慶萬科、云南農墾集團、云南省投集團、二十三冶

鐵路：中鐵十四局、云南省發改委鐵路建設辦公室、昆明鐵路局

能源：云南能投集團、云南省地礦局、云南黃金集團、甘肅省電投

新聞出版：云南省委宣傳部、云南省新聞出版集團、云南省政府新聞辦

院校部隊：清華大學工程建設總裁班、云南交通職業技術學院、云南省軍區、武警云南總隊

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