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課程收益

1.明確行政管理必須掌握的各項(xiàng)專業(yè)知識

2.提升公文寫作方法與技巧

3.策劃和組織大型會議與活動

4.更有效益地進(jìn)行時間管理

5.了解不同風(fēng)格的溝通方式，提升高效溝通技巧，提高關(guān)系協(xié)調(diào)能力

6.正確管理情緒與排解壓力

課程對象

行政人員、文秘

課程大綱

第一講：行政統(tǒng)籌管理的定位

一、什么是行政？

二、行政的5大職能

三、行政管理工作的特點(diǎn) — 協(xié)與調(diào)的藝術(shù)

四、重新認(rèn)識行政管理工作內(nèi)容

五、基層、中層、高層行政管理工作的重點(diǎn)

第二講：行政統(tǒng)籌綜合管理

一、辦公室管理制度的建立與推行

1.大型企業(yè)和中小型企業(yè)辦公室管理制度的區(qū)別

2.如何制定具體的管理制度：5大要素

案例：《固定資產(chǎn)管理制度》

二、辦公室環(huán)境管理

1.辦公環(huán)境要素：綠化、空氣、光線、安全、設(shè)備、聲音、色調(diào)

2.5S管理

互動：現(xiàn)場5S管理

3.辦公室布置原則：規(guī)范與美觀的平衡

案例：《這樣的辦公室，能做得更好些嗎？》

三、辦公文檔、辦公設(shè)施與日常用品的管理

1.不同文檔的具體管理方法：信件、文書、電子文檔、名片等

2.辦公設(shè)備和公共設(shè)施的日常管理

3.文具等辦公用品的采購和預(yù)算

4.固定資產(chǎn)管理

四、后勤崗位員工管理

難有亮點(diǎn)卻容易有紕漏的工作節(jié)點(diǎn)：前臺、車輛、食堂、保安、清潔、醫(yī)務(wù)、雜志

五、公共關(guān)系管理

1.如何與媒體共舞：自媒體、網(wǎng)絡(luò)媒體下的新變化

2.如何與政府溝通：八項(xiàng)規(guī)定和六項(xiàng)禁令后

3.面對突發(fā)公關(guān)事件的軟處理與硬處理

第三講：企業(yè)實(shí)用公文寫作

一、公文寫作概述

1.公文的類別和行文關(guān)系

2.公文寫作四大原則

3.公文寫作六大步驟

1）制定行動目標(biāo)：主動目標(biāo)與被動目標(biāo)

2）決定正式程度：公文正式程度由什么來體現(xiàn)？

3）設(shè)定總體風(fēng)格：公文的游說矩陣

4）選擇層次結(jié)構(gòu)：連貫式、并列式、分析問題式等

5）列出大綱：提綱法和輻射法

6）撰寫初稿

4.公文寫作的規(guī)范：格式、時間、空間、職務(wù)、數(shù)字、層次及計(jì)量單位等

案例：《常見錯誤解析》

二、企業(yè)常用公文的寫作

8類不同公文的性質(zhì)和作用

1）通知：《國務(wù)院通知》

2）請示與報告：相同與不同之處

3）批復(fù)：具體的答復(fù)意見

4）函：邀請函、感謝函、復(fù)函等

5）會議紀(jì)要：詳細(xì)與摘要式記錄

6）工作總結(jié)：《外商協(xié)會工作總結(jié)》的巧妙之處

7）工作計(jì)劃：目標(biāo)的重要性

8）演講稿：開頭、主體和結(jié)尾

第四講：有效的會議/活動管理

一、導(dǎo)致會議低效的原因

1.企業(yè)會議常見的問題：參而不議，議而不決，決而不行，行而無果

2.原因如下：認(rèn)識不到，重視不夠，準(zhǔn)備不足，組織不好，技巧不佳，落實(shí)不力

二、高效會議前的準(zhǔn)備工作

1.是否需要開會？

案例：生產(chǎn)車間著火了要開什么會？

2.準(zhǔn)備工作的重要性

1）會議準(zhǔn)備的5W1H

2）會議準(zhǔn)備內(nèi)容核對單

3）會場布置的準(zhǔn)備

4）主持人的4個準(zhǔn)備工作

三、成功會議中的五大策略

1.如何做開場白

情景模擬：主持人的開場白

2.如何分配發(fā)言時間

3.如何掌握議事進(jìn)度

4.如何達(dá)成會議決策

1）彼德•德魯克決策法

2）4種群體決策：權(quán)威、少數(shù)服從多數(shù)、共識、無異議

3）4種團(tuán)隊(duì)決策法

案例分析：《工藝重組的討論會》

5.如何圓滿結(jié)束會議

四、如何成為優(yōu)秀的會議主持人

1.把控好會議的三個階段

1）開始階段 – 熱身

2）進(jìn)行階段 – 熱炒

3）收尾階段 – 熱心

2.如何應(yīng)對會議中發(fā)生的意外

五、會議記錄與會后跟進(jìn)

1.會議記錄者的功能和勝任條件

2.對會議記錄的建議和歸檔

3.如何進(jìn)行會后跟進(jìn)

4.自我評定

5.如何提高下次會議質(zhì)量

第五講：時間管理與行政管理

測試：你對時間的掌控程度

一、如何理解時間？

二、時間的四大特性

三、4代時間管理理論

四、時間管理的本質(zhì)是—自我管理！

五、時間殺手在哪里

案例：《任經(jīng)理為什么時間不夠用？》

六、時間管理的原則

1.帕累托原則（80.20法則）

2.優(yōu)先矩陣原則

3.優(yōu)先矩陣的陷阱與時間分配

七、行政管理中，對效益而言，效能、效率和勤懇哪個更重要？

1.關(guān)注效能，要事第一

2.關(guān)注效率，一次做對

3.關(guān)注勤懇，目標(biāo)牽引

八、時間管理的具體實(shí)施

1.設(shè)定事項(xiàng)清單（設(shè)定目標(biāo)）

2.排定優(yōu)先順序（來源于長期目標(biāo)！）

3.時間安排（再次設(shè)定完成期限）

4.具體實(shí)施（提高效率）

5.效果檢視（每晚回顧）

練習(xí)：下周的行政工作安排

第六講：行政工作中的溝通技巧

一、DISC溝通風(fēng)格及其優(yōu)勢和局限

診斷測試：我是哪種溝通風(fēng)格？

1.DISC之D型：駕馭型/老虎型

2.DISC之I型：表達(dá)型/孔雀型

3.DISC之S型：親和型/考拉型

4.DISC之C型：分析型/貓頭鷹型

案例：《在期限內(nèi)發(fā)送重要文件》

二、分析及總結(jié)四種風(fēng)格溝通策略

小組討論：如何與不同風(fēng)格的人溝通

第七講：情緒與壓力管理

一、如何處理工作上的負(fù)面情緒

1.憤怒管理的秘訣

2.如何管理壓力

二、遇到挫折，如何自我激勵

1.如何建立樂觀思維

情景練習(xí)：樂觀三部曲

2.心情愉快的行政人員帶來高效團(tuán)隊(duì)業(yè)績

王老師

高端商務(wù)禮儀專家；

行政管理訓(xùn)練專家；

福建省禮儀協(xié)會理事；

廈門人才中心特約講師；

中國女性形象工程特邀禮儀專家；

廈門海峽導(dǎo)報《商務(wù)禮儀》專欄作者；

16年知名跨國企業(yè)管理與培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)；

廈門大學(xué)外文系英語專業(yè)學(xué)士（能雙語授課）；

曾任：柯達(dá)(中國) 總經(jīng)理秘書、采購經(jīng)理、內(nèi)訓(xùn)講師；

曾任：林德(中國) 總裁辦公室主任、資深講師（獲“最佳講師”稱號）；

長期擔(dān)任廈門人才中心、廈門大學(xué)、安踏集團(tuán)、中外運(yùn)集團(tuán)多家院校及企業(yè)特聘講師；

王曉瓏?yán)蠋熢群缶吐氂诳逻_(dá)、林德等知名跨國公司，分別擔(dān)任總經(jīng)辦主任、亞太區(qū)總裁助理及內(nèi)訓(xùn)講師等職務(wù)，精通大型會議、活動策劃及組織工作；掌握如何與政府、媒體及社會團(tuán)體保持良好互動，將16年資深的行政管理體驗(yàn)與高端商務(wù)實(shí)踐相融合，獨(dú)自開發(fā)《資深行政文秘綜合能力提升訓(xùn)練》、《客戶經(jīng)理職業(yè)形象與商務(wù)禮儀訓(xùn)練》等一系列課程，能單獨(dú)進(jìn)行英語授課，專注于政務(wù)禮儀、接待禮儀、商務(wù)饋贈禮儀、會議管理、辦公室管理等方面培訓(xùn)，在外累計(jì)培訓(xùn)場次達(dá)150多場，課程滿意度高達(dá)95%以上，累計(jì)培訓(xùn)過4000余名企業(yè)員工。

授課經(jīng)驗(yàn)：【政府高校】江蘇沭陽地方稅務(wù)局、集美大學(xué)、華僑大學(xué)、廈門海滄市政建設(shè)管理中心、龍巖市黨校、廈門大學(xué)、福州大學(xué)、福建師范大學(xué)、濟(jì)南大學(xué)、廈門理工學(xué)院、云南大學(xué)旅游學(xué)院、廈門華夏職業(yè)學(xué)院、廣州市公用事業(yè)高級技工學(xué)校等…

【物流】廈門港務(wù)集團(tuán)、中外運(yùn)集團(tuán)廈門分公司、嘉晟集團(tuán)、廈門斯巴特進(jìn)出口、海天集裝箱等…

【金融】成都農(nóng)商行、臨海農(nóng)商行、吳江農(nóng)商行、濟(jì)寧農(nóng)信社、杭州農(nóng)行、浙江農(nóng)行、臺州農(nóng)行、廈門農(nóng)行、北京中行、南海工行、南沙工行、福州建行、興業(yè)銀行太原分行、興業(yè)銀行杭州分行、貴州省長順縣農(nóng)村信用合作、廈門郵政等…

【其它】三明移動、萬科房地產(chǎn)、聯(lián)想集團(tuán)、廈門市第一醫(yī)院、福建寧德核電、廈門億聯(lián)網(wǎng)絡(luò)、東方美集團(tuán)、寶特科技、美時美克、中脈科技、福建眾億工程項(xiàng)目管理、廈門萬里石、祥遠(yuǎn)房地產(chǎn)代理有限公司、北京智富博森商務(wù)服務(wù)公司、望海商場、廈門地豐置業(yè)有限公司、福建南方路面機(jī)械有限公司、旭日富邦商貿(mào)、德塔石業(yè)、泉州市亞利特建材有限公司、安踏集團(tuán)、美國安費(fèi)諾電子、金龍聯(lián)合汽車工業(yè)有限公司、威迪亞精密模具塑膠、波特鞋業(yè)、矽恩微電子、國藥控股星鯊制藥、金日制藥、廣州昭和汽車零部件有限公司、麥克韋爾科技、蘇州工業(yè)園區(qū)陽澄湖半島旅游度假區(qū)、蜀都川菜文化、寧波丁丁麻辣燙餐飲有限公司、遵義煙草、廣州本田汽車有限公司、福日電子、臺灣默克股份有限公司等…

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